Apostille i legalizacja
Dokument brytyjski nie ma automatycznej mocy w innym kraju. Legalizacja to łańcuch, który mu ją nadaje. Doprowadzamy dokument od stanu obecnego do formy, którą przyjmie urząd docelowy, i na starcie tłumaczymy, jak dokładnie ten łańcuch wygląda.
Czym jest apostille
Apostille to zaświadczenie wydawane przez brytyjskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (FCDO). Potwierdza, że podpis, stempel lub pieczęć na dokumencie brytyjskim są autentyczne.
Nie poświadcza treści dokumentu. Poświadcza urzędnika, który go podpisał. To rozróżnienie jest ważne, bo tłumaczy, dlaczego niektórych dokumentów nie da się opatrzyć apostille w obecnej postaci: nie ma na nich jeszcze uznanego brytyjskiego podpisu.
Apostille istnieje dzięki konwencji haskiej z 1961 roku. Między krajami członkowskimi zastępuje starszy i wolniejszy łańcuch legalizacji konsularnej jednym zaświadczeniem. Polska, Ukraina i Rumunia są stronami konwencji, podobnie jak Wielka Brytania.
Dla kraju spoza konwencji apostille nie kończy sprawy. Dokument trafia dalej do ambasady lub konsulatu tego kraju w Wielkiej Brytanii po legalizację konsularną.
Które dokumenty mogą nieść apostille
Ogólnie: dokumenty, które mają już podpis lub pieczęć brytyjskiego urzędnika, albo takie, które przeszły najpierw przez notariusza.
Bezpośrednio
Brytyjskie akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, dokumenty sądowe i pisma urzędów państwowych mają już uznany podpis.
Przez notariusza
Dokumenty prywatne - pełnomocnictwa, oświadczenia, dokumenty spółek, kopie paszportów - wymagają poświadczenia notarialnego, zanim FCDO będzie mogło działać.
Przez solicitora
Niektóre dokumenty może poświadczyć brytyjski solicitor z zarejestrowanym podpisem, co spełnia tę samą funkcję co droga notarialna.
Niekwalifikujące się
Niepoświadczone kserokopie, niepodpisane projekty i zalaminowane akty, których pieczęci nie da się zweryfikować.
W jakiej kolejności to musi się odbyć
Legalizacja to sekwencja i nie podlega negocjacji. Krok wykonany nie po kolei zwykle oznacza, że trzeba za niego zapłacić dwa razy.
Najpierw ustal kraj docelowy. To on decyduje, czy apostille wystarczy, czy następuje po nim legalizacja konsularna, i czy tłumaczenie musi być częścią zalegalizowanego kompletu, czy można je dodać później.
Doprowadź dokument do stanu, w którym można nadać apostille. Jeśli to dokument prywatny, potrzebne jest poświadczenie notarialne. Jeśli to dokument zagraniczny, może w ogóle nie podlegać brytyjskiej legalizacji i trzeba go zalegalizować w kraju wystawienia.
Złóż wniosek o apostille. FCDO dołącza swoje zaświadczenie do samego dokumentu.
I dopiero wtedy tłumacz, jeśli tłumaczenie ma wejść do kompletu. Tłumaczenie przed uzyskaniem apostille zostawia je nieprzetłumaczone, a niektóre urzędy odrzucają z tego powodu cały pakiet.
Na końcu, jeśli kraj docelowy jest poza konwencją haską, ambasada lub konsulat legalizuje dokument już opatrzony apostille.
Błędy, które kosztują najwięcej czasu
Zła kolejność
Najpierw tłumaczenie, potem apostille. W efekcie zalegalizowany oryginał i tłumaczenie, którego nikt nie poświadczył jako części kompletu.
Dokument z innego kraju
Prośba o brytyjskie apostille na akcie wydanym za granicą. Każdy kraj legalizuje własne dokumenty: polski akt opatruje się apostille w Polsce.
Uszkodzone lub zalaminowane oryginały
Pieczęć, której nie da się zweryfikować, zatrzymuje łańcuch. Zalaminowanie aktu dla ochrony często czyni go bezużytecznym.
Założenie, że apostille zawsze wystarczy
Dla kraju spoza konwencji to dopiero połowa drogi. Etap konsularny ma własne wymagania i własną kolejkę.
Najczęstsze pytania
Napisz, czego potrzebujesz
Opisz sytuację własnymi słowami. Wyjaśnimy, jakie dokumenty są potrzebne, jak wygląda proces i ile to kosztuje, zanim cokolwiek się zacznie.